ks auditing GmbH: Datenschutz und Steuerrecht im Home-Office

Derzeit arbeiten viele Beschäftigte in ganz Deutschland im Home-Office. Doch auch wenn die Mitarbeiter zuhause arbeiten, müssen natürlich datenschutzrechtliche Grundlagen gewahrt werden. Das ist in vielerlei Hinsicht gar nicht so einfach. Unsicherheit herrscht oft auch darüber, wie das Home-Office steuerlich behandelt wird, zumal die Gesetzeslage gerade neu diskutiert wird. Fragen über Fragen! Grund genug also, um eine echte Expertin zu Rate zu ziehen. Die Wirtschafts­prüferin Steffi Krätzschmar ist Geschäftsführerin der ks auditing GmbH, einer mittelständischen, deutschlandweit tätigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Dresden sowie einem Büro in Radebeul. Von diesen Standorten werden Mandanten im gesamten Bundesgebiet in den Bereichen Steuerrecht, Wirtschaftsprüfung, Compliance und Datenschutz betreut.

Welche besonderen Herausforderungen bringt die Arbeit im Home-Office für den Datenschutz mit? Wer übernimmt im Home-Office die Verantwortung für den Datenschutz?
Steffi Krätzschmar: Verantwortlich ist immer der Arbeitgeber, allerdings ist zu empfehlen, dass mit dem Arbeitnehmer eine zusätzlich zum Arbeitsvertrag gestaltete Vereinbarung abgeschlossen wird, welche den Datenschutz im Home-Office regelt. Das betrifft insbesondere den unbefugten Zugriff auf Daten Un­berechtigter, die sich neben dem Arbeitnehmer im Home-Office befinden. Ebenso technische Voraussetzungen, um unberechtigte Daten­zu­griffe auf den Geräten zu unterbinden. Die daten­schutz­konforme Home-Office-Organisation soll vor allem folgendes regeln: DSGVO-konforme Datenverarbeitung im Home-Office, Video­konferenzen, Einsatz von Privatgeräten, Fern­zugriff und Heraus­gabeansprüche des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer.

Welche Vereinbarungen sollten Arbeitgeber mit ihren Arbeitnehmern treffen? Sollte das schriftlich festgehalten werden und warum?
Die Vereinbarung ist eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag und sollte dringend schriftlich erfolgen, um die nötige Sensibilität zu schaffen, sowie alle Details zu erörtern und natürlich auch die Haftung vor Augen zu führen.

Was passiert bei einer Datenpanne? Wer übernimmt dann die Haftung?
Die Datenpanne ist sofort und unverzüglich zu analysieren und durch den Verantwortlichen an die zu­ständige Stelle zu melden. Als Verantwortlicher gilt hier der Arbeitgeber. Sicherlich wird er die Dienste des internen oder externen Datenschutzbeauftragten in Anspruch nehmen, da hier die notwendigen fachlichen Voraussetzungen vorliegen.

Wie geht man mit der Trennung von Berufs- und Privat­leben im Home-Office um?
Wichtig ist, die Mitarbeiter zu Daten­schutz-Anforderungen im Home-Office zu schulen. Alle Daten sind vor Zugriff zu schützen. Das beginnt bereits bei Zutritts­berechtigungen. Das heißt, alle Unterlagen sind vor unbefugtem Zugriff zu schützen, etwa in verschlossenen Schränken. Der PC ist auch im Home-Office vor Viren zu schützen. Es darf keine privaten Spiele auf dem PC geben, weshalb zu Remote­verbindungen geraten wird.

Wie sollte man mit dem Thema Datenverschlüsselung umgehen?
Die Daten sind stets nur verschlüsselt zu empfangen und zu versenden. Dabei hat der Arbeitgeber die Einrichtung zu gewährleisten.

Welche Kosten können Arbeitnehmer bei ihrer Steuer­erklärung geltend machen, wenn sie im Home-Office arbeiten?
Wer das Arbeitszimmer ausschließlich für berufliche Aufgaben nutzt und wenn beim Arbeitgeber kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sind anteilig Miete und Ne­benkosten, etwa für Gas, Strom und Wasser, absetzbar. Aller­dings müssen die Arbeitnehmer dafür nachweisen, dass ihr Arbeitgeber das Arbeiten von Zuhause aus angeordnet hat. Ist der Arbeitnehmer Eigentümer der Wohnung, können statt Miete Abschreibungen und gegebenenfalls Schuldzinsen geltend gemacht werden. Bei diesen Kosten gibt es eine Grenze: Pro Jahr können maximal 1250 Euro als Wer­bungs­kosten in die Steuererklärung eingetragen werden. Die Kosten für eine Arbeits­ecke dürfen nicht in der Steuererklärung eingetragen werden. Räume mit einer Arbeitsecke dienen erkennbar auch privaten Wohnzwecken. Es ist aber gut möglich, dass sich dies im Laufe des Jahres 2020 oder im kommenden Jahr noch ändert.

Was könnte sich an der Gesetzeslage noch ändern?
Derzeit diskutiert der Gesetzgeber darüber, eine steuerliche Pauschale einzuführen, über die das Arbeiten im Home-Office absetzbar sein könnte. Und zwar unabhängig davon, ob ein Arbeitszimmer vorhanden ist oder nicht. Dis­ku­tiert wird über 5 Euro pro Home-Office-Tag, be­grenzt auf 600 Euro im Jahr. So könnten auch Arbeitnehmer, die kein reines Arbeitszimmer haben, einen Steuerabzug im Jahr 2020 erhalten.

Was würden Sie den Arbeitnehmern für die Gestaltung des Home-Offices raten?
Wir raten dazu, die Sondersituation mit Fotos zu dokumentieren, um sie bei der Steuererklärung nachweisen zu können. In dem Zimmer darf sich nach bisheriger Rechtsprechung nichts Privates mehr befinden, am besten wird es zunächst komplett ausgeräumt, um es für das Home-Office einzurichten.

Sind auch Arbeitsmittel absetzbar?
Arbeitnehmer können zumindest die Kosten für Arbeitsmittel absetzen, also zum Beispiel Büro­mate­rial oder eine eigens angeschaffte Computermaus, ebenso einen notwendigen PC. Hier ist darauf zu achten, welchen Wert dieser hat.

Gibt es darüber hinaus noch lohnende Hinweise?
Lohnender wird es mit einer Alternative zum Steuersparen, so könnten Beschäftigte mit dem Arbeit­geber vorübergehend eine Unkostenpauschale schriftlich vereinbaren, wenn sie nun den privaten Telefon- oder Internet­anschluss nutzen, um mit Kunden und dem Büro in Kontakt zu bleiben. Der Arbeitgeber hat zudem jetzt noch die Möglichkeit, den Fleiß des Arbeitnehmers im Home-Office durch eine steuerfreie Zahlung bis zu einem Betrag von 1.500 Euro zu honorieren. Dies ist noch bis 31. Dezember 2020 möglich.

KS auditing GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Kanzlei Dresden, Schandauer Straße 34, 01309 Dresden
Kanzlei Radebeul, Sidonienstraße 1, 01445 Radebeul
Telefon: 0351 / 8 39 82 30, E-Mail: info@ks-berater.de
www.ks-berater.de

Interview: Philipp Demankowski